契約書もカンタンに期限管理・自動更新。コンテンツを高速に全文検索できる最新の文書管理システム。[住友電工情報システム］

No.2177　2016年10月19日

● 期限管理機能を追加、契約書管理を効率化する文書管理システム

社内で発生する紙文書や伝票類は、複合機でスキャンして電子化し、ファイ
ルサーバーに単純に保管管理していませんか？契約書や機密性の高い顧客情
報などはそれでは不十分です。

手間がかかる契約書の期限管理に、機密文書のアクセス権限や印刷制御に、
手軽な高速検索が不可欠です。

そこで、ご紹介したいのが、住友電工情報システム株式会社様の文書管理・
情報共有システム「楽々Document Plus」です。


■□――――――――― 【 ここにフォーカス 】 ―――――――――□■

契約書管理に求められる契約期限の自動更新や複数期限の設定が可能に
バージョンアップして、さらに速く便利になった文書管理システム

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■　契約書管理が自動更新機能により、速く、正確に
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今回の「楽々Document Plus」バージョンアップでは、ユーザーの要望に応
え、文書の期限管理機能に自動更新、複数期限での管理、自動廃棄が追加さ
れました。
管理したい期限日をいくつでも設定でき、期限が近づくと関係者に通知が届
くので、更新の見落としを防いでくれます。契約書や有効期限をもつ、さま
ざまな文書の管理に最適です。

そのほかにも、他社にはないオススメ機能が導入されています。

【機密文書の権限管理】
顧客情報や研究レポートのような機密性の高い文書の管理も、権限をもたな
い人には存在さえ見えないようにするほか、印刷やダウンロードの禁止も設
定できます。

【日本一の検索速度を誇る検索エンジン】
数十万件という大量の文書管理でも、ストレスなく、欲しい文書を検索して
探し出せます。

【OCR機能内蔵】
画像でもらった文章ファイルも、システムが文字を自動認識し、画像の文章
を検索可能にします。紙文書の管理もラクラク。


■　リネーム＆振り分け問題を解決。紙書類をほぼ自動電子化するには？
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数十件の契約書をまとめてスキャンするのは簡単ですが、それを書類ごとに
分割し、契約番号や契約日、取引先名でリネームしたり、属性で検索できる
ようにするための後処理を人手で作業していては、業務の効率化につながり
ません。

そこで、同社では、これらの作業を自動化し、真のペーパレス化を実現する
方法と事例をセミナーで紹介。契約書などの紙書類をスキャンするだけで、
ほぼ、自動電子化し、「楽々Document Plus」で検索、保管可能になる方法を
お伝えします。


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